【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜美容室編

美容室の予約受付において、予約システムはいまや必要不可欠な存在です。予約受付・管理の自動化によって作業効率化を実現できることから、多くの店舗で導入が進められています。また、24時間いつでも予約可能なため、予約者側における利便性の高さも伺えます。

美容室で予約システムを導入するにあたっては、メリットだけでなく課題点も把握し、自店舗に合った運用が必要です。予約の受付・管理に加えて顧客情報の登録・管理ができると、店舗運営がより効率化し、理想的な運営が期待できます。本記事では、予約システムの導入を考えている美容室向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

美容室における予約システムの導入

最近では、電話やメールよりもすべてオンラインで完結する予約システムを利用して、予約受付を行う美容室が増加傾向にあります。ここでは、美容室の運営・予約受付に予約システムを導入するメリットと課題点について説明します。

美容室における予約システム導入のメリット

従来の電話やメール対応では、希望する時間帯が埋まっているかどうかの確認作業が必要でしたが、予約システムを導入することで、システム上で予約を一元管理・共有・把握することができ、作業を大幅に効率化できます。電話予約では定休日や営業時間外に予約を受け付けることができませんが、予約システムは時間を気にせず、24時間いつでも予約を受け付けることが可能です。

美容室における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、顧客が増えることで、1人ひとりの特徴や好みなどを覚えることが難しくなり、顧客とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

美容室向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

美容室で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。美容室におすすめなのがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や顧客の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「お客様ノート」や「本日の成果」などと登録することができます。

美容室におけるカルテ機能の活用事例

ヘアサロンでは、前回の施術が次のヘアスタイルに大きく関わってきます。以前にブリーチや縮毛矯正を行った場合は一定期間パーマなどの施術が不可能となったり、黒染めを行っていたらブリーチや理想のカラーができなかったりと、これまでの施術履歴を把握しておく必要があります。予約者自身がいつどのような施術を行ったか忘れてしまっても、カルテに登録しておくことで正確な情報を確認することができます。

また、予約者の好みのスタイルやカラー、趣味などの情報も記録しておくことでスタイリングの提案や施術中の会話にも役立ちます。さらに、予約者によっては頭皮が弱い人やカラー剤でアレルギー反応を起こす人もいるため、トラブル防止のために登録しておくと安心です。

美容室におすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、美容室で活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

予約リマインドメール機能

予約リマインドメール機能とは、予約をいただいたお客様に、予約前日の午前7時に予約内容の再確認通知を配信する機能です。この機能を利用することで忘れていた予約が思い出されるため、直前キャンセル・無断キャンセル（ノーショー）の防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。また、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果も期待できます。

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能は、予約が埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知、予約の実施まで自動で行える機能です。この機能を利用することで、キャンセル待ちのお客様への電話や対応が不要になり、予約の取りこぼしも防ぐことができます。

オンラインカード決済機能

オンラインカード決済機能とは、予約時にクレジットカードで決済できる機能のことです。この機能を利用することで、予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日の支払いは必要ありません。店舗側も当日の会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。オンラインカード決済による売上情報は、予約管理画面に自動的に取り込まれるため、日々の売上分析・検証を効率的に行うことが可能です。
※オンラインカード決済をご利用いただく場合、予約受付は最大90日前から可能となります。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、美容室の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。