【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜弁護士事務所

弁護士は複数の事件を平行して受けることが多く、書類やメールを作成している最中に別の案件の電話が入るというケースも少なくありません。また、打ち合わせや面談、裁判等で1日中外出していることも多く、事務所を不在にしていることも多いです。

弁護士事務所は、1つの事務所に数百人いるところもあれば、1人で運営をしているところもあります。特に後者のような事務所で電話での予約対応をしていると、電話対応時間が限られるため、新規の依頼者を逃す可能性が非常に高いです。相談など予約以外の電話も多いため、予約希望者からの電話が絶え間なく鳴っていると、既存のクライアントが連絡を取れず不安な思いをしたり、重要な電話に出られずやり取りが長引くこともあります。

また、弁護士は1日に何通もメールが来ることが予想されます。大量のメールの中から予約関連のメールを掘り起こして希望日を聞き、自分のスケジュールと照らし合わせて面談日を決めるとなると、非常に時間がかかり見落としが生じる場合があります。

弁護士が扱う情報は機密性が高く、依頼内容によっては家族にすら内緒にしている依頼者もいます。紙での情報管理は記録・保存・閲覧のすべてにおいて非効率的であり、散逸や紛失の可能性も高く、適切な管理方法であるとは言えません。

予約受付時間の有限性の解消、予約対応の負担軽減、安全性の高い情報管理を実現するなら、予約システムの導入がおすすめです。本記事では、予約システムの導入を考えている弁護士事務所向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

弁護士事務所における予約システムの導入

弁護士事務所における予約システム導入のメリット

クライアントの依頼内容は人間関係のこじれなど長期的なトラブルだけでなく、交通事故や親族の急死による遺産相続、詐欺など急に生じた悩みを相談したいこともあります。その場合、依頼者は連絡がつくまで電話をかけたり、メールの返事を待っているととても心細いでしょう。予約システムでは24時間365日、営業時間を問わない予約が可能です。また、予約情報や依頼者情報は自動でシステムに蓄積されるため、新規の予約が入るたびに台帳に記録したり、前回の記録を紙の束から探し出す必要がなくなります。

そして、RESERVAの開発運営は日本のシステム開発会社が行っており、ISMS認証とISMSクラウドセキュリティ認証、プライバシーマークを取得しています。セキュリティ体制や不正アクセスへの対策も万全で、利用者のデータは信頼性のあるデータセンターで管理されているため、安心して利用可能です。

弁護士事務所における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては高額な初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、クライアントが増えることで、1人ひとりが抱える悩みや調査の進捗を把握することが難しくなり、依頼者とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

弁護士事務所向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

弁護士事務所で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。弁護士事務所におすすめなのがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約やクライアントの管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに依頼者対応時の記録や、クライアントの特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の面談時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「クライアントノート」、「面談の記録」などと登録することができます。

弁護士事務所におけるカルテ機能の活用事例

弁護士は1日に複数人のクライアントを対応することがあります。一人ひとり相談内容も調査の進み具合も異なっているため、事前の状況把握や情報管理は必須です。

カルテは予約日ごとに作成できるため、日ごとの相談内容や調査の進度を記録することで、次回の面談時にスムーズに本題に入ることが可能です。

また、RESERVAはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも閲覧できるため、相談内容の種類やクライアントが求める結果、発生日時や場所、天候といった事件のあらまし、時系列表や人物相関図を記録しておけば、沢山の資料を持ち歩かずとも出先でかんたんに情報を確認できます。

弁護士事務所におすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、弁護士事務所で活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

予約時アンケート設定機能

事前アンケート機能とは、予約時の氏名や連絡先記入に加えてかんたんなアンケートに回答してもらう機能です。相談料は相談にかかった時間に応じて金額が上がるため、事前にトラブルの種類や相談内容を把握しておくと依頼者に親切であるとともに、時間の有効活用が実現し面談がスムーズに進みます。

アンケートの回答方法は、複数の選択肢から1つ、もしくは複数選択するスタイルと単語・文章で入力するスタイルがあり、質問内容に応じた運用が可能です。

Zoom連携機能

Zoom連携機能では、Zoomミーティングを設定したメニューの予約が完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成され、クライアントが参加する際に必要なURLやパスワードが自動で送信されます。忙しい合間を縫ってミーティングを作成したり、入室する際のパスワードを送信する必要がないため、すぐにオンライン相談を導入可能です。

この機能を用いると、事務所から遠い地域に住んでいる人や、怪我などで移動が困難な利用者の需要に応えられるようになります。自宅から相談できるため、弁護士に相談することに抵抗があった人も利用しやすくなり、利用者の増加が期待できます。

予約リマインドメール機能

予約リマインドメール機能とは、予約日前日の午前7時に予約情報を自動で再通知する機能です。依頼者が予約を忘れていても、このメールを受け取ることで予約を思い出せるため、直前キャンセルや無断キャンセルによる利益損失を避けられます。

リマインドメールにはあらかじめテンプレートが用意されており、自分で文章を考える必要がありません。もちろん文面を編集することもできるので、メールの件名を変更したり、行間を開けて視認性を高めることで、よりリマインド効果が高まります。

オンラインカード決済機能

オンラインカード決済機能では、事前にクレジットカードで料金を支払うことができます。この機能を利用すると依頼者は事前に支払いを完了できるため、来所から帰宅までがスムーズになります。当日の費用の受け取りや金額の確認が発生しないため、弁護士の負担も軽減されます。

弁護士への依頼料は高額で、持ち運びに不安があったり一度に支払うのは難しい場合もあるため、多様な決済方法に対応すると依頼者の利便性が向上します。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他社との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、依頼者増加につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。