大学のオープンキャンパスは、未来の学生たちに大学の魅力を伝える貴重な機会です。しかし、来場者のスムーズな受け入れや、正確な予約管理を行うには、運営側にとって多くの課題が伴います。そんな課題解決に役立つのが、オープンキャンパス専用の予約システム「RESERVA」です。本記事では、オープンキャンパス運営者が絶対に使うべきRESERVAの機能を5つご紹介します。これらの機能を活用することで、運営が効率化されるだけでなく、参加者の満足度向上にもつながります。
1：オープンキャンパスのための予約システム「RESERVA」とは
RESERVAは、350業種、30万の事業者が利用し、多くの大学や教育機関でも採用されている予約システムです。その特徴は、手軽な操作性と充実した機能にあります。教育現場に特化した設計で、学生や保護者に向けた予約管理を一元化できるため、オープンキャンパスの運営負担を大幅に軽減できます。
特に、RESERVAは完全オンライン対応を実現しており、来場型のオープンキャンパスだけでなく、オンライン形式の説明会やツアーにも活用可能です。また、プランは永久無料のフリープランから選択できます。小規模な大学から大規模な総合大学まで、幅広いニーズに対応可能です。
RESERVA公式YouTubeでは、オープンキャンパスの予約を実施している大学職員・担当者の方に役立つ動画を公開しています。ぜひご覧ください！
2：オープンキャンパスの実施におすすめなRESERVAの5つの機能
RESERVA予約システムには、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは、オープンキャンパスの運営で特に役立つ5つの機能を詳しく解説します。
予約受付用QRコード発行機能
多数の人々が参加するオープンキャンパスでは入場受付が滞り、長い入場待ちの列や混雑が発生する傾向にあります。しかし、RESERVAの予約受付用QRコード発行機能を利用することで、その問題を解消できます。
本機能を使うと、予約確定後に参加者用のQRコードを自動生成します。オープンキャンパス当日に管理者が受付でQRコードを読み込むと、自動で予約詳細画面に遷移して来場処理が完了します。参加者はスマートフォンや印刷されたQRコードを提示するだけでチェックインが可能です。これによって予約者一人ひとりを帳票で確認する手間が省け、受付業務を効率化できます。
予約受付用QRコードの利用はインフルエンザなどの感染症対策にも効果的です。接触を最小限に抑える運営が可能となり、参加者の安心感を高めることができます。
予約受付用QRコード発行機能について詳しくはこちら：QRコード発行機能で来場入場処理を自動化！【RESERVA機能紹介】
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
予約時アンケート機能
予約時アンケートは、顧客に予約時のアンケート回答を促す機能です。本機能を使うと参加者のニーズを事前に把握できます。この機能では、学部や専攻の希望、参加目的、知りたい情報などを質問形式で入力してもらうことが可能です。
ラジオボタンやチェックボックス、テキスト入力など、さまざまな形式の回答方法を選べます。これにより、事前に必要な情報を正確に把握することができ、その結果細やかなオープンキャンパスの対応が実現します。アンケートを集計して、イベントの満足度、入学希望者の傾向、学部の人気度の傾向の分析にも活用できます。
予約時アンケート機能について詳しくはこちら：予約時アンケート設定で業務効率化を実現！【RESERVA機能紹介】
Zoom連携機能
RESERVA予約システムでは、ビデオチャットツール「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっており、オンラインメニューの作成から予約リンク作成まで予約システムが準備します。予約と同時にZoomミーティングURLを自動で発行するため、参加者がスムーズにオンラインイベントへ参加できます。現在、オンライン形式でのオープンキャンパスも多く開催されていますが、RESERVAひとつあれば予約から実施まで一元対応を行うことが可能です。
Zoom連携機能について詳しくはこちら：Zoom連携でオンラインメニューを作成！【RESERVA機能紹介】
予約リマインドメール機能
参加者が予約したイベントを忘れてしまうリスクを軽減するために、RESERVAには予約リマインドメールを自動送信する機能が備えられています。
RESERVAでは、リマインドメールのテンプレートがあらかじめ設定されています。このまま利用することも、テンプレートの内容にアレンジを加えることも可能です。オープンキャンパスの詳細やアクセス情報がメールに記載されていると、参加者がメールを参考に安心して来場できます。
予約リマインドメール機能について詳しくはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
多言語設定機能
海外からの留学生やその保護者を迎える大学では、多言語対応は不可欠です。RESERVAの多言語設定は、予約サイト内の文言を翻訳できる機能です。この機能を活用することで、日本語がわからない海外の顧客にも対応した予約サイトを作成できます。
RESERVAでは、日本語、英語、中国語（簡体・繁体）、韓国語、タイ語の6つの言語に対応しており、予約サイトの「営業時間」や「お問い合わせ」などの固定文言やボタン表示を自動で切り替えることができます。さらに、店舗名やメニューの詳細といった内容については手動で翻訳可能なため、細かい部分まで顧客対応を強化できます。
多言語設定機能について詳しくはこちら：多言語設定で海外客の予約受付に対応！【RESERVA機能紹介】
3. まとめ
RESERVAは、オープンキャンパスの予約受付・運営を効率化し、参加者の満足度向上を実現します。本記事で紹介した5つの機能を活用することで、手間を省きつつ、より質の高いオープンキャンパスや関連イベントを実現し、他の大学との差別化を図れます。
RESERVAの公式サイトにはより詳細な情報を紹介しています。多くの学生に大学の魅力を伝え、未来の志願者との出会いを成功させましょう。