2025年4月から開催されているEXPO2025大阪・関西万博は、世界中から多くの来場者を迎える国際的なイベントです。会場内では多彩な文化体験プログラムが展開されるなか、一般社団法人 大阪外食産業協会が開催するORA外食パビリオン「宴～UTAGE～」（食博覧会）は、日本の食文化の魅力を発信する人気企画として注目を集めています。
当パビリオン内の一部展示ブースでは、予約受付にRESERVA（レゼルバ）が導入されました。Web予約による完全予約制を採用することで、事前の参加枠管理や円滑な受付対応が可能となり、多国籍な来場者への案内もスムーズになります。本記事では、万博のような国際イベントのブース運営における課題や、予約システムを導入するメリット、活用事例について詳しくご紹介します。
国際イベントのブース運営における課題
会場の混雑・行列発生による運営負荷
万博のORA外食パビリオンのように、日本独自の文化を体験できるブースは人気であり、多くの参加希望者が見込まれます。当日参加を受け付けると、受付窓口に来場者が集中しやすく、長時間の行列や混雑によって参加者の体験満足度を下げる要因にもつながります。
高度な言語スキルが必須
万博のような国際的なイベントには世界中から来場者が訪れるため、体験プログラムでも多言語対応は欠かせません。各ブースにおいても、英語をはじめとした複数言語での案内や受付が必要となり、スタッフには高度な言語スキルが求められます。
参加人数の把握が困難
参加者の募集を当日受付のみに頼る場合、どの時間帯にどれだけの参加者が訪れるかを、正確に把握するのは困難です。食文化を体験してもらう料理教室のように、道具や熱湯を扱う体験プログラムでは、参加人数の制御が不十分であると、安全性の確保や質の高いサービス提供に支障をきたす可能性があります。
予約システム導入のメリット
完全予約制による混雑緩和
予約システムを活用することで、時間枠ごとに定員を設定して予約を受け付けられるため、会場全体の混雑を緩和できます。あらかじめ参加人数を把握すれば、運営側も十分に準備ができ、混乱のない落ち着いた雰囲気で参加者を迎えることが可能です。
多言語対応で予約のハードルを下げる
予約サイトに多言語表示機能が備わっていると、外国人来場者は自分の言語で予約サイトを確認し、予約を完了させることができます。これにより、言語の違いによるコミュニケーションの齟齬を回避できます。特に国際イベントにおいて、多言語対応は体験参加へのハードルを下げることにもつながります。
予約・参加者情報の可視化と運営効率の向上
予約システムを導入すると、予約情報や参加者情報をパソコンやスマートフォンなどのデバイス上で確認できます。予約のキャンセルや変更もシステム上で自動処理されるため、電話やメールでの対応が不要です。限られたリソースで運営されるイベント現場において、こうした予約業務の効率化は非常に効果的です。
国際イベントのブース導入事例
株式会社グルメ杵屋 うどん打ち教室
株式会社グルメ杵屋の「うどん打ち教室」は、大阪・関西万博のORA外食パビリオン「宴～UTAGE～」で実施されている体験プログラムです。当教室では、小麦粉をこねるところから生地の裁断まで、うどん職人直伝の本格うどん作りを体験することができ、プログラムの最後には、杵屋が提案する「次世代うどん」の試食も楽しめます。
当教室は予約システムRESERVAを導入し、完全予約制で運営しています。予約サイトで予約を受け付けることで、予約情報や顧客情報がシステム上に集約され、一元管理できるようになりました。
予約サイトの言語表示設定は、日本語・英語・中国語（簡体）・韓国語に切り替えられる仕様です。これにより、海外から万博へ訪れる来場者も、自国の言語で安心して予約手続きを進められるようになりました。
また、予約サイトは教室の予約受付だけでなく、詳細情報の案内にも役立っています。受付開始や日程変更などのお知らせ発信や、サイト上に教室概要や営業時間、SNSリンクを掲載することで、正確かつタイムリーな情報提供が実現されています。
ケンコーマヨネーズ株式会社 サラダ料理教室
ケンコーマヨネーズ株式会社が提供する「サラダ料理教室」は、ORA外食パビリオンで実施される食体験プログラムです。当教室では、普段おかずとして食べることの多い和惣菜とパンを組み合わせた、新感覚サンドイッチ「和Oh!!SANDWICH」を作ることができます。また、サラダに使用するマヨネーズも手作りでき、ケンコーマヨネーズの定番商品との食べ比べも楽しめます。
当教室の参加方法も、RESERVAの予約サイトを利用した完全予約制となっています。予約サイトでは参加希望者が希望の時間帯をかんたんに選べるよう、時間枠が視覚的にわかりやすく表示されており、スムーズな申込導線を実現しています。
また、当教室はキャンセル待ち機能にも対応しています。希望の時間枠にてメールアドレスを登録しておくと、定員が埋まった場合でも、空きが出た際に自動で通知を受け取れるため、参加希望者の機会損失を防ぎます。
宴～UTAGE〜プレミアルーム
ORA外食パビリオン「宴～UTAGE～」の2階に設置された「宴プレミアムルーム」は、完全予約制の接待向け個室です。万博視察の際のアテンドや休憩ルームとしての利用など、さまざまな用途で活用されています。室内には浮世絵があしらわれ、和の美を感じる特別な空間が広がっています。また、高機能マッサージチェアも設置されており、関西のおもてなし文化を体現したプレミアムなひとときを過ごせる場所として、多くの来訪者に利用されています。
プレミアムルームの利用受付は、RESERVAの予約サイトを通じて完全予約制で行っています。予約枠と利用料金はあらかじめ固定されているため、参加者は希望の時間帯を選ぶだけでスムーズに予約手続きを完了できます。
支払方法には、オンラインカード決済機能を導入しています。予約時に決済が完了するため、現地での決済対応が不要となり、スムーズな受付と運営が実現されました。また、予約サイトにはルーム概要や利用時の注意事項、キャンセル料、問い合わせ先などの情報も掲載されており、必要な情報にすぐアクセスできる構成になっています。
ブース予約には「予約システムRESERVA」
国際イベントにおけるブース予約には、導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムRESERVA（レゼルバ）が最適です。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。
予約サイトを多言語表示にすることで、国内外問わず多くの人にプログラムに参加してもらえます。インバウンド需要の高いイベントにおいて、言語の壁を解消する環境作りは非常に重要です。
くわしくはこちら：多言語設定で海外客の予約受付に対応！【RESERVA機能紹介】
SNS公式アカウント機能を利用すると、予約サイトおよび会員マイページ上に「X」「Instagram」「LINE」「Facebook」「YouTube」の公式アカウントを表示できます。SNSアカウントへのリンクを掲載することで、より多くの人々に企業情報やブランドを露出させることができます。
「RESERVA Payment（レゼルバペイメント）」という独自の事前クレジットカード決済を導入することで、予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はサービスを受けるのみとなります。ブース運営側も会計対応が不要になるため、業務の負担が軽減されます。
キャンセル待ち機能を設定すると、キャンセルが発生した際に、キャンセル待ち希望者への通知や予約の確定までをシステムが自動で実施します。これにより、ブース運営側は業務効率化を図れる一方、参加者側はリアルタイムで空き枠通知を受け取ることができるため、双方にとって便利な機能です。
くわしくはこちら：キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】
ブース予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
国際イベントのブース運営では、混雑緩和や多言語対応などさまざまな課題が発生します。これらの課題を解決し、より質の高いサービスを提供するには、予約システムの導入が必要不可欠です。予約システムによって、業務効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
国際イベントへの出店を検討している方は、ぜひ本記事を参考に予約システムの導入を検討してみてください。
