住宅展示場見学会の運営においては、来場者数の上限や見学の時間帯を決めず、来場したお客様をその場で受付、案内する展示場がほとんどです。この場合、受付に時間が掛かると次のお客様を待たせてしまい、混雑に繋がります。特に来場者数の多い土日祝はスムーズな案内が難しく、せっかく来場したお客様が満足のいく見学ができない可能性があります。
多くの住宅展示場見学会では、受付時、お客様に簡単なアンケートを記入してもらいますが、次回来場した際に確認する場合や、スタッフ間で共有する際にも非効率的であるため、紙アンケートの管理は現実的ではありません。
また、新型コロナウイルスの流行により、安心して来場できる展示場づくりが求められています。住宅展示場見学会においても、非接触の運営をはじめとする感染拡大防止に取り組まなければなりません。
以上の悩みを抱える展示場におすすめなのが、予約システムです。本記事では、住宅展示場見学会を運営する事業者向けに、予約システム導入のメリットや、住宅展示場見学会予約のサンプルサイト、RESERVA予約システムが提供するおすすめの機能についてご紹介します。
住宅展示場見学会の運営・予約受付に予約システムが有効な理由
住宅展示場見学会の運営・予約受付を行うにあたっては、電話やメールよりもすべてオンラインで完結する予約システムを利用して予約管理することがおすすめです。ここでは、住宅展示場見学会の運営・予約受付に予約システムを導入するメリットについてご説明します。
24時間予約受付に対応し、予約を取りこぼさない
これまでの電話やメール対応では希望する時間帯が埋まっているかどうかの確認作業が必要でしたが、予約システムを導入すると、システム上で予約を一元管理・共有・把握することができ、作業を大幅に効率化できます。電話予約では定休日や営業時間外に予約を受け付けることができませんが、予約システムは24時間、365日、予約を受け付けることが可能です。予約者側も自分のタイミングで予約できるため、顧客満足度の向上にもつながります。
ダブルブッキングを防げる
電話での予約受付は、予約者の情報入力や予約日時の登録などを手作業で行い、都度更新していく必要があります。複数のスタッフが在籍している場合、連携が取れていないとダブルブッキングなどのミスが発生する可能性があります。予約システムを導入すると、顧客情報との紐づけや、予約管理が自動で完結するため、当日にトラブルが起こる心配がありません。
予約や顧客に関するデータの収集や分析ができる
予約時に入力された情報が自動で集められるため、かんたんに自社予約サイトの分析ができます。予約者の行動を数値化することで、今まで気づかなかった課題や問題点の発見、あるいは自社の強みの発見に役立ちます。得られたデータをもとに仮説検証、サイト改善を繰り返すことで、さらなる予約件数アップが期待できます。
住宅展示場見学会のための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。
1. 最短3分で予約サイトを作成
RESERVA予約システムは、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。40種類以上の機能があり、自社のニーズに合わせた予約サイトを構築できます。自社のサイトに予約システムを埋め込むことも可能です。
2.パソコン、スマホ、タブレットすべてに対応
RESERVA予約システムはパソコンだけでなく、携帯での予約受付もかんたんに操作できます。普段スマートフォンのみで業務を行っている事業者様にもご利用いただける予約システムです。
3.システムが苦手なスタッフでもかんたんに操作できる管理画面
RESERVA予約システムでは案内に従って予約サイトの作成を進めることができます。RESERVA公式YouTubeの解説動画やマニュアルも充実しているため、操作に不安を感じた場合でも十分なサポートを受けることができます。
住宅展示場見学会予約のサンプルサイト
RESERVA予約システムは、6つのタイプの中から業種にあわせた予約サイトの作成が可能です。ここでは「イベント・セミナータイプ」で作成した住宅展示場見学会予約のサンプルサイトをご紹介します。メニューごとに見学会の日程や時間を設定できるため、担当者の出勤日にあわせて作成したり、繁忙期に予約枠を増やすことができます。
RESERVA予約システムの住宅展示場見学会におすすめな4つの機能
RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能のなかから、住宅展示場見学会におすすめの4つの機能について解説します。
予約時アンケート機能
予約時アンケート機能とは、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。事前にアンケートを入力してもらうことで、予約者の傾向や要望、目的を予め知ることができ、きめ細やかなサービス提供に繋げることが可能です。この機能を利用することで、予約者の来場時に紙アンケートが不要になります。
「予約時アンケート機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約時アンケート設定で業務効率化を実現！【RESERVA機能紹介】
セルフチェックイン機能
セルフチェックイン機能とは、通常、予約日当日に管理画面で行う来店・来場処理を、予約者自身でできるようにする機能です。予約者が来場した際、店舗・会場に掲示されたＱＲコードを自身のスマートフォン等で読み取ることで、チェックイン（来店・来場処理）を完了できます。この機能を利用することで、混雑を回避したスムーズな入場が可能になります。
「セルフチェックイン機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約者によるセルフチェックインで、来店・来場処理を自動化！【RESERVA機能紹介】
予約リマインドメール機能
予約リマインドメール機能とは、予約をいただいたお客様に、予約前日の午前7時に予約内容の再確認通知を配信する機能です。この機能を利用することで忘れていた予約が思い出されるため、直前キャンセル・無断キャンセル（ノーショー）の防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。また、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果も期待できます。
「予約リマインドメール機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
残席数表示機能
残席数表示機能とは、予約可能な残席数を予約サイト画面上に表示する機能です。予約の可・不可だけではなく、残席数を表示することで予約促進に繋がります。さらに、残席数が一定数以下になった場合にだけ表示させることも可能です。この機能を利用することで予約の空き状況を一目で確認でき、問い合わせにかかる負担軽減が期待できます。
「残席数表示機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
残席数表示機能で予約申込を促進しよう！【RESERVA機能紹介】
まとめ
本記事では住宅展示場見学会の運営・予約受付のためのRESERVA予約システムについて紹介しました。
予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他社との差別化を図ることもできます。24時間365日予約を受け付けるため、定休日や営業時間外に予約を取りこぼすことがありません。住宅展示場見学会のスタッフは予約当日の業務が多いため、RESERVAの機能を効果的に活用しながら、効率の良い予約サイト運営を行ってみてはいかがでしょうか？