有名人のありのまま姿やリアルな一面を見られることから人気なトークイベント。現在、予約システムを利用した手続きの簡略化によって、イベント本編以外でも参加者の満足度を高める動きが出てきています。
本記事では、トークイベントの運営を行っているみなさまが、より有意義に予約システムを使えるように、予約DX研究所編集部が厳選した機能5つを紹介します！
トークイベントのための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけわずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。
1．24時間365日予約受付、予約を取りこぼさない
RESERVAは24時間365日ネット予約を受け付けるため、手が離せない状況で電話対応をする必要がありません。また、受付時間外であっても自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防ぎます。忙しい人でも予約が取りやすく、利便性が向上します。
2．Zoomと連携してオンラインイベントでも手配を一元化
ビデオチャットツールZoomと連携することで、オンラインメニューの作成から予約リンク作成、オンライン決済までワンストップで提供できます。予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されるため、オンラインで行われるトークイベントであっても、追加で準備の手間がかかることがありません。
3．人気イベントは抽選で予約受付が可能！
RESERVAの抽選機能では、抽選の受付から抽選処理、決済、結果通知まで自動で完結します。設定した抽選日にシステムがランダムで当選／落選を割り当て、申込者に対して抽選結果をメールかLINEで自動配信します。システムによってランダムに割り当てられるため、顧客の不満を生むことがありません。
RESERVA公式YouTubeでは、イベントを運営している方に役立つ動画を公開しています。ぜひご覧ください！
トークイベントの開催におすすめなRESERVAの5つの機能
RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能の中から、トークイベントにおすすめの5つの機能について解説します。
Ⅰ．団体予約受付
RESERVAの団体予約受付機能では、代表者が一度の手続きで複数人分の予約をまとめて行えるため、全員分を個別に予約する手間が省けます。これにより、団体での予約がよりスムーズで効率的になります。
さらに、最低人数と最大人数の設定をしておくことで、サービスに合った適切な予約管理ができます。例えば、最大人数の設定は、予想を超える大人数の予約が入るのを防ぎ、他の利用者が予約できる余裕を確保します。また、最低人数を決めておくと、イベントの「4名以上限定」のファミリー限定席に対し、3名以下の予約を受付不可にするなど調整可能です。この仕組みによって、団体予約の条件を事前に明確にし、予約後のトラブルを防ぎます。
団体予約受付機能について くわしくはこちら：団体予約で効率よく収益UPを目指そう！【RESERVA機能紹介】
Ⅱ．レゼルバペイメント（事前カード決済）
RESERVAの「レゼルバペイメント」は、予約時にクレジットカードで事前決済ができる機能です。これにより、当日は支払いの手間がなく、イベントやサービスを存分に楽しめます。売上管理も管理画面からかんたんに行えるため、グッズ販売やオプション追加がある場合でもスムーズに計算できます。また、現地決済や銀行振込など他の決済方法も合わせて対応しており、イベントの形態に合わせた柔軟な会計処理が可能です。
さらに、事前カード決済時に割引価格を設定することもできます。管理者は割引額を自由に設定できるため、オンライン決済を利用する顧客への特典として活用できます。これにより、事前決済の利用を促進し、当日会計の手間を削減します。
レゼルバペイメント（事前決済）について くわしくはこちら：メニューごとに決済方法を使い分けよう！【RESERVA機能紹介】
Ⅲ．予約リマインドメール
リマインドメールを受け取ることで、予約者がうっかり予約を忘れてしまうのを防ぎ、直前キャンセルや無断キャンセル（ノーショー）のリスクを大幅に減らせます。また、こうしたメールの送信は、予約者に対する心遣いやホスピタリティを示すことができ、顧客満足度の向上にもつながります。
RESERVAでは、リマインドメールのテンプレートがあらかじめ用意されており、そのまま使えるのはもちろん、事業に合わせて内容を自由にカスタマイズすることも可能です。メールが配信されるタイミングは予約日の前日午前8時で、忘れやすいタイミングをカバーしつつ、利用者に安心感を与える設計となっています。
予約リマインドメールについて くわしくはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
Ⅳ．顧客データCSV出力
イベントを定期的に開催していくためには、リピーターの獲得が欠かせません。そのためには、顧客データを整理された状態で閲覧できる環境があることが望ましいといえます。
RESERVAの顧客データCSV出力機能を活用すると、顧客情報をCSV形式でエクスポートできます。これにより、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトにデータを取り込み、顧客情報の一元管理が可能です。出力時は、目的に合わせて条件を設定することで、一部情報だけを出力することも可能です。
顧客データCSV出力について くわしくはこちら：顧客情報をCSVファイルで出力【RESERVA機能紹介】
Ⅴ．予約受付用QRコード発行
トークイベントのように大人数が集まる場所では、入場受付がスムーズに進まないことがあり、長蛇の列ができるケースも少なくありません。そこで、RESERVAの予約受付用QRコード発行機能を利用することで、かんたんで迅速な受付対応を行い、参加者の満足度向上を実現可能です。
この機能では、予約者ごとに発行されたQRコードを使用し、当日の入場処理を行います。受付担当者がQRコードを読み取ると、予約の詳細画面に自動的に切り替わり、その場で来場処理が完了する仕組みです。この方法により、予約者を帳票などで個別に確認する手間が省け、受付作業の効率化が期待されます。QRコードを読み取る専用の機械は必要なく、事業者がすでに持っているタブレット端末などを利用して受付を行えるため、初期費用が掛からず、利便性の高いイベントに生まれ変わります。
予約受付用QRコード発行について くわしくはこちら：QRコード発行機能で来場入場処理を自動化！【RESERVA機能紹介】
まとめ
本記事では、トークイベントを開催している方に向けて、RESERVA予約システムに搭載されているおすすめ機能を5つ紹介しました。RESERVAの機能をフル活用して、オリジナルな予約サイトを作成すれば、他のイベントとの差別化を図れるだけでなく、効率的なイベント運営を実現できます。今回紹介した機能を効果的に活用し、さらに魅力ある予約サイトを構築してみてはいかがでしょうか。