【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜英会話スクール編

現在、目まぐるしく変化する社会において、グローバル化への対応は最優先事項とされ、世界で活躍できる実践力のある人材を育成するためにも、国際共通語である英語学習のニーズが高まっています。

2017年に行われたGMOリサーチ株式会社の調査によると、未成年の男女5000人の82.9％と、成人の男女5000人の50.2％が英語を習得することは重要であると回答し、中でもスピーキング能力が社会で求められていると感じる（未成年：66.9％、成人：54.8％）と回答しています。

このことから、大人も子どもも英語学習への関心が高く、英会話力の重要性を感じていることが分かります。また、コロナ禍の影響もあり、オンライン授業が注目され、その手軽さからステイホーム中の新しい趣味として始める人も増加しました。

しかし、MMD研究所によるオンライン英会話サービス利用者を対象とした調査によると、利用者の93.8％が何らかの英語学習の経験がある（英会話スクール：52.6％、英語のテレビ視聴：43.4％、通信教材：42.8%）のにもかかわらず、現在も継続していると回答した人はたったの5.8％です。

このように英会話スクールを数カ月で辞めてしまう人が非常に多いため、英会話スクールを運営していくには生徒が通い続けたいと思うようなサービス提供を行うことが重要です。生徒が離れない教室運営を実施するには、予約のしやすさや開講時間の調整、サービスの多様化・質の向上、講師の充実、通学の負担削減などが効果的ですが、あまりコストをかけずに魅力的なお店にしたいという運営者も多いでしょう。

そんな運営者におすすめなのが予約システムです。本記事では、予約システムの導入を考えている英会話スクール向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

参考記事：GMOリサーチ株式会社「「英語に関する意識調査」を未成年・成人計10,000名に調査～英語の活用意欲は成人より未成年が高い傾向に～」
参考記事：日本リサーチ「コロナ禍の自粛期間、21.7％が「新しく趣味を始めた」」
参考記事：MMD研究所「オンライン英会話サービス最も重要視した項目は「料金の安さ」料金満足度が最も高かったのは「DMM英会話」」

英会話スクールにおける予約システムの導入

今まで電話やメール、独自のフォームなどで受け付けていた予約をシステムに切り替えるだけで、生徒と講師のどちらの利便性も格段に上がります。ここでは、英会話スクールの運営・予約受付に予約システムを導入するメリットと課題点について説明します。

英会話スクールにおける予約システム導入のメリット

電話やメールでの予約は相手とのやり取りが必須であるために、予約のハードルが上がり、段々利用率が低下するといった事態を招きます。予約システムを導入すると生徒は時間や場所を問わず、意欲が湧いた時に予約できるため、予約段階での離脱者が減少します。また予約者は自分で予約をキャンセルでき、万が一出席できない場合にもストレスなく予約を取り消すことが可能です。

講師としても電話対応やメール返信が不要になり、業務の効率化が促進されます。予約情報や顧客情報、過去の予約記録、毎回の授業記録等が自動でシステム上に蓄積されるため、授業中に電話対応をしたり、予約業務に切迫されて授業準備時間が不足するという事態を避けられます。

そして、RESERVAではメニューごとに開催時間や定員を設定できるため、夜間コースや少数精鋭クラスなどを設けることで、生徒のニーズにあった教室運営が実現します。

英会話スクールにおける予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては高額な初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、生徒が増えることで、1人ひとりの英語力や学習状況を把握することが難しくなり、生徒とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

英会話スクール向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

英会話スクールで活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。英会話スクールにおすすめなのがスクール・アクティビティタイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や生徒の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに授業時の記録や、生徒の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の受講時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「生徒ノート」や「本日の進度」などと登録することができます。

英会話スクールにおけるカルテ機能の活用事例

個別指導タイプと集団授業タイプのどちらでも、講師1人が担当する生徒数は多く、生徒それぞれの情報を管理するのは非常に大変です。

カルテに生徒の当初の英語力や、何を目的として習っているのかなどを記しておくと、指導スピードや学習の方向性にズレが生じにくく、生徒の需要にあった指導が実現します。

また、前回の授業の進度や課題等を記録しておくことで、スムーズに授業を開始できます。講師が変更になった際も、かんたんに生徒の特徴や今までの学習記録を把握できるため、引継ぎ作業が簡潔です。

英会話スクールにおすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、英会話スクールで活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

Zoom連携機能

Zoom連携機能を用いると、Zoomミーティングを設定したメニューの予約が完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成され、予約者に参加する際に必要なURLやパスワードが自動で送信されます。

授業が始まる前にミーティングを作成し、パスワードをメールで送るといった手間が削減されるため、通常授業の準備に手一杯でオンライン授業を導入できなかった教室や、Zoomの利用方法に不安があり、トラブルを恐れていた教室でもすぐにオンライン授業を開始できます。

月額プラン機能

月額プランを利用すると、毎月1日に自動的で月謝を徴収できるようになります。生徒・講師ともに直接の金銭のやり取りが不要になるため、銀行まで出向いて入金する負担や支払いが遅れた際の催促の手間が削減されます。

予約メニューと利用回数を指定したり、無制限で利用させたりと、月額プランに制限を加えることも可能なので、日常英会話基礎コースや短期集中コースなど生徒に応じたプラン設定が実現します。また、月額プランを購入した生徒は離脱率が低いため、定期的な受講が見込まれます。

団体予約設定機能

団体予約設定機能とは、予約者が一度に複数人分をまとめて予約できる機能です。この機能は、1人で入会するには不安がある人や、友人との海外旅行に向けて英語を学びたい人向けで、友人や家族と一緒に受講する際に一人ひとりが予約する必要がなくなります。

予約者は、知り合いと利用できるため英会話スクールに入会するハードルが下がり、運営者は予約数・売り上げの増加、複数人利用を想定した新メニューの考案によるサービスの多様化などのメリットがあります。

クーポン機能

クーポン機能では、教室の利用歴を問わず誰でも使えるオープン型クーポンと、生徒の属性ごとに異なるクーポンを発行するクローズド型クーポンを発行できます。オープン型クーポンは、教室のホームページやブログ、SNS等に掲載することで、新規客の獲得が可能です。クローズド型クーポンでは、生徒を生まれ月で絞って誕生月クーポンを発行したり、最終利用履歴で絞り込んでクーポンを発行することで、教室利用を再開するきっかけづくりが可能です。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、英会話スクールの売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。