RESERVA予約システムが提供する「リソース登録機能」は、予約メニューに紐づいたリソース（担当者、部屋・会場、備品・設備）を管理する機能です。本記事では、リソース登録機能の導入が見込まれる事業を取り上げ、想定される活用場面を紹介します。
予約サイトの運用において、メニューにリソース（担当者、部屋・会場、備品・設備）を紐づけて、予約時に担当者を指名できたり、備品を貸し出すことができる機能は、予約者と事業者どちらにとっても便利で有効な機能です。しかし、リソースの空き状況が連動していない場合、予約時にリソースの数が消化されず、同時間帯に空きがなくても予約を受け付けてしまいます。
このような事態を防いでくれるのが、RESERVA予約システムの「リソース登録機能」です。
リソース登録機能とは、予約枠の定員数だけでなく、紐づけられている会場や担当者、備品の空き状況も考慮した上で予約受付をする機能です。リソース登録機能を導入すると、単純な予約管理だけでなく、関連する会場や担当者、備品も同時に管理できるため、事業形態にあわせて柔軟に対応することが可能となります。この機能を活用することで、予約に関連する在庫状況を考慮しながら予約受付することができ、予約業務にかかる負荷を軽減し業務効率化を促進します。
リソース登録機能の詳細については以下の記事をご覧ください。
・担当者の空き状況を管理してダブルブッキングを防止！リソース登録機能【RESERVA機能紹介】
・部屋・会場を予約と連動して管理！リソース登録機能【RESERVA機能紹介】
・予約に関連する備品・設備の提供にも対応！リソース登録機能【RESERVA機能紹介】
・予約完了時にリソース（担当者、部屋会場、備品設備）の在庫が自動的に確保される
・担当者と部屋会場の空きや備品の在庫数を越えると、予約ができないためダブルブッキングを防止
・同時間帯に複数のメニューと複数のリソース（担当者、部屋会場、備品設備）を管理している店舗におすすめ
ここでは、さまざまな業種と運用形態でリソース登録機能を活用した事例を紹介します。「担当者」「部屋・会場」「備品・設備」の3つのリソース登録機能は併用できるため、活用事例を参考に、自社予約サイトでの運用に役立ててください。
「担当者」「部屋・会場」「備品・設備」の3つのリソース登録機能のうち、どの機能が活用できるかわからない場合は、まず下のリストの運用形態が当てはまるかご確認ください。1つでも当てはまると、リソース登録機能が活用できます。
リソース登録機能では、各メニューごとに担当可能なスタッフをあらかじめ設定できるので、特別な資格・知識・技術をもつ講師や店員が在籍している場合に対応できます。1人の担当者が複数のメニューを担当していても、予約が入った時点で同時間帯に他の担当メニューに割り振られないようにできるというメリットがあります。
例えばメガネショップに視力検査や度数調整が可能な販売員がいるとします。予約者がすでに度数を把握していて、フレーム購入だけの場合にはすべての販売員が担当できます。予約者が視力検査を行ってからレンズの度数調整を必要とする場合、資格を持つ販売員だけが担当できるように紐づけることができます。そのため、資格がない販売員が割り振られる心配がありません。
リソース登録機能では、担当者の追加、削除もかんたんにできるので、スタッフの習熟度や経験に応じたメニュー数の増減や担当メニューの絞り込みなど、一人ひとりに合った柔軟な働き方に対応できます。
英会話教室やピアノスクールなどの個別レッスンにおいて、1つのレッスンに担当できる講師が複数人いる場合、予約が入った時点で担当者を自動で割り振ることができます。特に担当者にこだわりがない場合におすすめです。
会場や場所をリソースとして登録すると、その施設の部屋の空き状況を確認しながら予約管理ができます。
例えばパーソナルジムやシミュレーションゴルフの場合、レッスンを受ける場所やスペースに対して、登録しているトレーナーの人数が多い場合があります。その際、会場・場所をリソース登録しておけば、予約を受け付けられる担当者がいる場合でも、ほかのトレーナーの予約によってその場所が満席になると、予約が入っていないトレーナーも予約不可になります。他にも、レッスンを受ける場所が予約者ごとに分かれている場合も、場所の予約枠が満席になると予約不可となります。予約された時点で必要な場所やトレーナーが紐づいているため、予約が重複することなく個室での指導やマンツーマンレッスンが可能となります。
リソース登録機能では、大部屋を分割することで設定上は複数の部屋とみなして同時に使うこともできるため、リソースの設定の工夫次第でさまざまな業態で活用できます。
稼働パーテーションを設置した会議室では、大会議室として部屋全体を提供したり、小会議室として部屋をA、Bのように区切って提供することがあります。大会議室（部屋全体）の予約が入った場合、小会議室（区画）の予約はできなくなります。小会議室1部屋（区画A）の予約が入った場合、大会議室（部屋全体）は予約できなくなりますが、残りの小会議室（区画B）は予約可能です。
予約者に道具や器具の貸し出しをする場合、予約枠の確保と同時に道具の在庫数を把握する必要があります。同時間帯に貸し出すことのできる数に限りがあるにも関わらず、在庫数の上限に達しても道具の予約を受け付けてしまうと、オーバーブッキングとなってしまいます。このような事態を防ぐために、リソース登録機能を利用して道具の在庫数を管理することがおすすめです。
例えばボクシング教室でグローブの貸し出しを行うとします。定員が5名のクラスで、貸し出すことのできるグローブが2つの場合、在庫管理を行わないとグローブの予約を2つ以上受け付けてしまいます。リソース登録機能で品切れ表示させると、グローブの予約が2つに達した時点で選択不可となるため、在庫分しか予約を受け付けず、予約当日に不測の事態が起こることはありません。
料理教室の予約時に包丁やフライパンなどの道具や器具を貸し出す場合は、予約が入った時点で必要な備品や設備を自動で割り振ることができます。物品などを有料で貸し出す場合も、あらかじめ料金を設定しておくことで、予約者に知らせることができます。
「個別に管理する」設定を利用すると、備品1つひとつに管理番号や名称を付けて、個別に在庫管理をすることができます。どの予約者がどの備品を使用したかが管理者側でわかるため、備品の紛失や盗難などの際に役立ちます。
本記事では、リソース登録機能の実際の活用事例について紹介しました。リソース登録機能は、予約と同時に関連する担当者や場所、備品も並行して管理できるため、あらゆる業種に役立つ機能です。この機能を導入して、より効率がよく充実したサービス提供を検討してみてはいかがでしょうか。