オンライン面会は、時間や場所にとらわれず面会ができるため、利便性が上がり、面会の頻度を増やすことができます。
本記事では、オンライン面会を実施中の施設のみなさまが、より効率的に予約システムを使えるように、予約DX研究所編集部が厳選した機能5つを紹介します！
オンライン面会のための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。
1．24時間365日予約受付、予約を取りこぼさない
RESERVAは24時間365日ネット予約を受け付けるため、業務中に予約対応をする必要がありません。また、病院の窓口の受付時間外であっても自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防ぎます。忙しい家族でも面談の予約が取りやすく、利便性が上がります。
2．Zoomと連携してオンライン面会の手配を一元化
ビデオチャットツールZoomと連携することで、オンラインメニューの作成から予約リンク作成、オンライン決済までワンストップで提供することができます。予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されるため、オンライン面会を実施する施設の手間が増えることもありません。
3．会員機能を用いることで、面会予約管理をかんたんに！
独自会員機能を用いれば、次回以降の個人情報登録を省けます。ログイン時に用いる会員番号は、新規発行だけでなく、診察券番号やメールアドレスなど既存の番号も利用可能です。
RESERVA公式YouTubeでは、面会予約を実施している施設の運営者の方に役立つ動画を公開しています。ぜひご覧ください！
オンライン面会の実施におすすめなRESERVAの5つの機能
RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能の中から、オンライン面会におすすめの5つの機能について解説します。
Zoom連携
RESERVA予約システムでは、ビデオチャットツール「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっており、オンラインメニューの作成から予約リンク作成まで予約システムが準備します。オンライン面会は時間・場所の制限なく開催できるため、忙しい家族や遠方に住んでいる家族でも面会の機会を増やせます。
面会の予約完了した時点で、オンラインミーティングが作成され、参加するためのURLやパスワードがRESERVAから予約者へメールで自動送信されます。セキュリティ機能を有効にすれば、発行されたZoomのURLからは1人1回しか入れないようになり、一度ミーティングを退出してしまうと、再度ホストから招待をもらわなければ参加できません。このように、パソコンに詳しくなくても、かんたんに安全なオンライン面会を実施できます。
Zoom連携機能について くわしくはこちら：Zoom連携でオンラインメニューを作成！【RESERVA機能紹介】
承認制予約
承認制予約機能を設定すると、すぐに予約が確定せず、管理者が予約者情報を一度確認したうえで予約を受け付るかを決められます。この機能により、病院のイレギュラーな予定に合わせて、面会予約を事前に調整できます。一度予約受付を完了してからお断りのメールを送るよりも、予約受付時に確認する方がスムーズです。
承認制では、予約者が予約を入れても即時確定せず、いったん仮予約の状態になります。予約者には「まだ予約は確定されていません」といった仮予約メールが自動的に送信されます。
承認制予約について くわしくはこちら：予約を承認制にして、仮予約を受けつけよう！【RESERVA機能紹介】
会員機能
会員機能を利用することで、会員にしか予約できないメニューの作成や2回目以降の個人情報登録の省略、既存の診察券番号でのログインを可能にします。
会員限定メニューは、会員用のアカウントにログインした状態で予約が可能になります。患者の家族などの限られた人だけアクセスできる予約サイトを用意できるため、クローズドな予約サイトの作成に活用できます。また、患者の診察券番号を用いてログインすると、面会者が誰であっても、患者の名前で予約情報が管理されるため、病院側の情報管理がかんたんになります。誰が予約しているのか知りたい場合は、予約時アンケートのカスタマイズ機能を活用して尋ねることができます。
会員機能について くわしくはこちら：会員番号で情報を管理し、会員限定メニューを作成しよう！【RESERVA機能紹介】
予約リマインドメール
面会のリマインドメールを配信することで、直前キャンセル・無断キャンセル（ノーショー）を防止できます。また、メールを受け取った予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果も期待できます。
RESERVAでは、リマインドメールのテンプレートがあらかじめ設定されています。このまま利用することも、テンプレートの内容にアレンジを加えることも可能です。
予約リマインドメールについて くわしくはこちら：予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】
顧客データCSV一括登録
RESERVAでは、蓄積された顧客情報を一括で登録できます。顧客情報を1件1件登録するのは非常に手間と時間のかかる作業ですが、テンプレートに沿ってメールアドレスや電話番号などを入力すれば、必要な情報を一気に反映できます。病院の面会予約管理の業務負担を軽減し、業務効率化を実現します。
作成したCSVファイルをRESERVAの管理画面上で一気に取り込むことで、顧客情報が自動で反映されます。取り込み後に完了メールが届くため、作業が終わっているのかわからないという不安が残りません。
まとめ
本記事では、オンライン面会を実施中の施設の方に向けてRESERVA予約システムのおすすめ機能について紹介しました。RESERVAの機能をフル活用して、オリジナルな予約サイトを作成すれば、他の施設との差別化を図れるだけでなく、効率的な面会運営を実現できます。今回紹介した機能を効果的に活用し、さらに魅力ある予約サイトを構築してみてはいかがでしょうか。